Wpis „następna zmiana wie” nie pokazuje, kto otrzymał informację i co ma zrobić. Przy przekazaniu dyżuru zapisz otwartą sprawę, jej status oraz osobę przejmującą. Nie zastępuj tym kart pomiarów i wykonanych czynności.
Przekaż sprawy, które zostały otwarte
Zamiast kopiować cały dziennik, wskaż numer zdarzenia i dokument źródłowy. Przy nieukończonym zadaniu zapisz, co rzeczywiście wykonano, czego brakuje i jaka decyzja już obowiązuje według procedury lokalu.
Plan i rejestr wykonania mają różne role. Podobnie karta przekazania nie jest potwierdzeniem, że mycie, sprawdzenie lub działanie naprawcze nastąpiło. Wytyczne GIS stanowią kontekst dokumentacji procesu; poniższa organizacja jest autorską propozycją do dopasowania.
Przykład trzech statusów
Fikcyjne przekazanie o 15:00 obejmuje następujące sprawy. Zapis nie określa kryteriów bezpieczeństwa ani sposobu postępowania z produktem.
| Sprawa | Stan o 15:00 | Następny krok |
|---|---|---|
| Z-11, dokument dostawy | Brak odpowiedzi dostawcy | Kontakt osoby wskazanej w procedurze |
| Z-12, czynność mycia | Zakończona, wpis w rejestrze M-08 | Sprawdzenie według planu |
| Z-13, przyrząd | Oznaczony zgodnie z decyzją odpowiedzialnego | Oczekiwanie na właściwe sprawdzenie |
Status „przekazano” opisuje komunikację. Status „wykonano” powinien odsyłać do dowodu działania. Nie używaj jednego znacznika do obu celów.
Potwierdź przejęcie i zamknięcie
Osoba przejmująca potwierdza odbiór konkretnych spraw oraz pyta o niejasne skróty. Wskaż, gdzie zapisze dalszą odpowiedź. Gdy sprawa zostanie zamknięta, dopisz datę, wynik i odsyłacz do dokumentu; nie kasuj jej z historii.
Krótka karta może zawierać: identyfikator, dokument źródłowy, stan, obowiązującą decyzję, osobę odpowiedzialną i kolejny krok. Ogranicz dane osobowe do potrzeb organizacji. Przed użyciem sprawdź ze specjalistą, czy przekazanie odpowiada realnym procesom oraz odpowiedzialnościom w lokalu.
Dla sprawy pomiarowej dołącz warunki i wyniki rozbieżnych odczytów, zamiast samej informacji, że sprzęt ma zostać sprawdzony.
Krótka karta przekazania sprawy
Karta ma przenieść istniejące ustalenie i odpowiedzialność za kolejny krok. Nie wyznacza kryteriów bezpieczeństwa ani działań naprawczych zamiast procedury lokalu.
Sprawa i zapis źródłowy: Z-11 / dostawa D-08
Stan o godzinie przekazania: oczekiwanie na odpowiedź dostawcy
Obowiązująca decyzja osoby odpowiedzialnej / źródło: ........
Zakres produktów lub urządzeń objętych sprawą: ........
Następny krok według ustalonej procedury: ........
Osoba przekazująca / przejmująca / godzina: ........
Gdzie zapisać odpowiedź i wynik: ........
Potwierdzenie wykonania lub nadal otwarta kwestia: ........Jeśli w karcie brakuje decyzji, poproś o nią osobę odpowiedzialną. Nie uzupełniaj tego pola domysłem.